Un român stabilit la Torino care are nevoie, pentru același dosar, de un duplicat al certificatului de naștere și de un cazier judiciar constată repede că cele două acte nu se obțin la fel. Cazierul poate fi descărcat gratuit de pe o platformă a statului, dacă își poate dovedi identitatea online. Duplicatul certificatului de naștere are însă o procedură cu mai mulți pași, depinde de primăria la care a fost înregistrată nașterea și poate dura câteva săptămâni, iar asta schimbă ordinea în care merită cerute actele.
Din această cauză, alegerea rutei depinde atât de tipul actului, cât și de felul în care îți poți dovedi identitatea de la distanță. Există trei variante: platformele statului, consulatul român din țara în care locuiești și intermediarii care lucrează pe bază de împuternicire. În cazul cererilor de caziere online pe Ghiseurapid.ro, identitatea se verifică prin încărcarea actului de identitate și a unui selfie cu actul în mână, apoi prin semnarea electronică a unui contract de împuternicire. Același mod de lucru se aplică și certificatelor de naștere sau de căsătorie, pe care firma le poate trimite traduse în engleză, italiană sau franceză și, la nevoie, apostilate, prin curier internațional. Diferența față de rutele oficiale este că serviciul se plătește.
Cazierul judiciar electronic, cu card românesc sau cu ROeID
Certificatul de cazier judiciar generat pe ghiseul.ro sau pe hub.mai.gov.ro este gratuit, poartă sigiliu sau semnătură electronică calificată și are aceeași valoare juridică precum certificatul eliberat pe hârtie, cu o valabilitate de șase luni. Ghiseul.ro verifică identitatea printr-un card bancar emis în România, cu 3D Secure activat. Pe Hub MAI, după validarea inițială a contului, cererile ulterioare se fac online, de oriunde, iar cine are carte electronică de identitate sau identitate digitală ROeID se poate autentifica fără card românesc și fără drum la ghișeu.
Acte de stare civilă cerute prin eConsulat
Pentru documentele de stare civilă, ruta oficială trece prin misiunea diplomatică, iar cererea se înregistrează pe platforma eConsulat a Ministerului Afacerilor Externe. Prin această platformă se pot solicita duplicatul certificatului de naștere, de căsătorie sau de deces, extrasul multilingv, cazierul judiciar, atribuirea codului numeric personal și adeverința de stare civilă. Platforma acoperă aproape toate actele uzuale, însă ruta consulară presupune, de regulă, o programare și drumul până la sediul misiunii.
Mulți pornesc de la ideea că un certificat de naștere online se obține la fel de rapid ca un cazier electronic, însă duplicatul are o procedură cu mai mulți pași. Prin consulat, cetățenii români au nevoie de un buletin sau de un pașaport valabil și, dacă o mai au, de o copie a certificatului vechi. Pentru obținerea prin împuternicire, termenul anunțat de intermediarul amintit mai sus pentru actele de stare civilă este de până la 30 de zile lucrătoare, sau de aproximativ 10 zile în regim de urgență, în funcție de locul în care a fost înregistrată nașterea, așa că un astfel de document nu se poate cere cu câteva zile înaintea unei programări.
Procura întocmită la consulat și termenul ei de trei ani
O altă cale pentru un act din țară este procura, prin care un membru al familiei sau o altă persoană de încredere din România depune cererea în numele tău. Procura se poate solicita prin eConsulat. Dacă în textul ei nu este trecut un termen, încetează după trei ani de la autentificare. Cine a dat o procură acum câțiva ani și vrea să o folosească pentru o nouă cerere riscă să afle la ghișeu că documentul nu mai produce efecte, iar refacerea lui înseamnă o nouă vizită la consulat.
Conținutul procurii contează la fel de mult ca termenul. Legea cazierului judiciar, de pildă, cere ca din text să rezulte clar persoana împuternicită, scopul și durata mandatului. Aceeași lege acceptă și procura autentificată de un notar din țara de reședință, nu doar pe cea de la consulat, cu condiția respectării regulilor de legalizare a actelor străine, iar pentru statele care au aderat la Convenția de la Haga este suficientă apostila.
Traducerea și apostila cerute de autoritatea străină
Un document obținut din România este rareori suficient de unul singur când ajunge la o autoritate din altă țară. În afara Uniunii Europene se cer de regulă traducerea autorizată, legalizarea traducerii și apostila de la Haga, care atestă autenticitatea actului public pentru statele semnatare ale convenției. În statele UE, Regulamentul (UE) 2016/1191 scutește de apostilă actele de stare civilă și cazierul judiciar, iar pentru actele de stare civilă se poate cere un formular multilingv care ține loc de traducere, deși unele autorități pot solicita totuși o traducere.
Pentru românul din Torino, asta înseamnă că actul de naștere nu are nevoie de apostilă în Italia, dar poate avea nevoie de traducere sau de formularul multilingv atașat. Costul total depinde de câteva elemente previzibile: tipul documentului, limba în care trebuie tradus, nevoia de apostilă și țara în care se face livrarea. Un cazier judiciar pe care angajatorul îl acceptă în format electronic poate să nu implice niciunul dintre acești pași, în timp ce un certificat de naștere depus la o primărie dintr-un stat din afara UE îi poate cere pe toți. La comparația dintre variante contează, așadar, costul dosarului complet, nu doar prețul actului.
Card românesc, consulat apropiat sau intermediar
Dacă ai un card bancar românesc, carte electronică de identitate, ROeID sau un cont validat pe Hub MAI, cazierul judiciar se obține direct, fără intermediari. Dacă locuiești aproape de un consulat și ai timp pentru programare, eConsulat rămâne varianta oficială pentru actele de stare civilă și pentru procuri. Ruta plătită a intermediarilor are sens mai ales pentru cei care nu au acces la validarea electronică, locuiesc departe de misiunea diplomatică sau au nevoie ca documentul să ajungă deja tradus.
Ordinea în care ceri actele contează la fel de mult ca ruta aleasă. Duplicatul certificatului de naștere poate dura câteva săptămâni, la care se adaugă timpul pentru traducere și, în afara UE, pentru apostilă. Într-un dosar care le cuprinde pe amândouă, actul de stare civilă se solicită primul, iar cazierul abia după ce data depunerii este cunoscută, ca valabilitatea lui de șase luni să nu expire înainte de programare.
Sursa foto: pexels.com
