În București, vinerile și sâmbetele din prima jumătate a lui decembrie sunt primele date care dispar din calendarul sălilor de evenimente, uneori încă din septembrie. Companiile care rezervă devreme au de obicei un lucru stabilit înainte de sală: formatul petrecerii. Gala, party-ul și cina relaxată cer capacități, bugete pe invitat și programe diferite, iar o sală aleasă înainte de format ajunge des să nu se potrivească.
Formatul petrecerii: gală, party sau ceva relaxat
|
Format |
Potrivit pentru |
Ce cere în plus |
|
Gală |
Companii care marchează un an important, cu premii și discursul conducerii |
Cină servită la masă, scenă, sonorizare pentru discursuri, prezentator, dress code |
|
Party |
Echipe care vor în primul rând dans și socializare |
Ring de dans generos, bufet sau finger food, discursuri de maximum cinci minute |
|
Seară relaxată |
Echipe de 20-40 de oameni sau colegi mai puțin atrași de o petrecere lungă |
Restaurant închiriat integral, quiz sau degustare de vinuri, program scurt |
Criteriul care decide adesea formatul este cât de bine se cunosc angajații între ei. În firmele unde peste jumătate dintre colegi au lucrat mai mult online în timpul anului, un party sau o gală cu momente de socializare apropie oamenii mai mult decât o cină.
Locația în București: ce verifici înainte să semnezi
Capacitatea din prezentarea unei săli este, de regulă, cea pentru cocktail, cu invitații în picioare. Pentru cină la masă, cu scenă și ring de dans, numărul real de locuri scade uneori cu o treime, motiv pentru care organizatorii cer planul sălii cu mesele așezate pentru numărul exact de invitați.
Celelalte verificări pe care trebuie să le faci înaintea semnării contractului:
-
ora de închidere, posibilitatea de prelungire și costul orei suplimentare;
-
limita de volum, frecventă în hoteluri și în clădirile de birouri cu spații de evenimente;
-
accesul pentru descărcarea echipamentelor: rampă, lift de marfă, loc de oprire pentru dubă;
-
puterea electrică disponibilă pentru scenă și lumini;
-
garderoba, pentru că în decembrie 200 de invitați înseamnă 200 de paltoane;
-
parcarea și accesul cu taxiul în zonele aglomerate seara.
Traficul de decembrie influențează și ora de start. O petrecere anunțată pentru 19:00 într-o vineri începe, în practică, în jurul orei 19:45.
Idei de entertainment care funcționează
O petrecere de firmă adună oameni din trei-patru generații, cu gusturi muzicale care se suprapun rar. Muzica live are aici un avantaj concret, pentru că repertoriu se poate schimba pe loc, după cine se află pe ring. Dream On Band, de exemplu, cântă integral live un repertoriu de cover-uri românești și internaționale și construiește seturi live adaptate unui public din generații diferite, cu treceri de la pop și rock la funk, latino sau hituri românești de acum 30 de ani. La o gală, sistemul de sunet al trupei poate fi folosit și pentru discursuri și decernarea premiilor, fără a fi nevoie de echipamente închiriate separat.
Pe lângă muzică, trei idei apar des în petrecerile reușite: un colț foto cu recuzită legată de tema anului sau de brandul companiei, un quiz pe echipe despre momentele anului în firmă și premii „neoficiale" votate de colegi, cu diplome amuzante. Mai puțin bine funcționează programele artistice lungi, fără legătură cu publicul, în timpul cărora invitații nu pot vorbi între ei.
Programul serii: ordinea care ține atmosfera
Pentru o seară de cinci-șase ore, cu 150-200 de invitați, o ordine care ține oamenii în sală arată așa:
-
Sosirea și welcome drink-ul, cu muzică de fundal, 45-60 de minute.
-
Discursul conducerii, scurt, înainte de primul fel, cât atenția sălii e încă întreagă.
-
Primul set live după aperitiv, cu piese cunoscute, pentru deschiderea ringului.
-
Premiile, între felul principal și desert, în blocuri de 10-15 minute.
-
Seturile live mai lungi în a doua parte a serii, când invitații au mâncat și sunt dispuși să danseze.
Între seturi, muzica nu se oprește. O trupă care vine cu propria scenă, sonorizare și lumini și cu DJ inclus acoperă toată seara ca un singur furnizor, iar organizatorul are o singură persoană de contact pentru partea tehnică.
Detaliile care fac diferența
Invitațiile pleacă, în mod obișnuit, cu 4-6 săptămâni înainte și precizează data, locul și dress code-ul. Termenul „smart casual" înseamnă lucruri diferite pentru colegi diferiți, așa că un exemplu concret evită ținute nepotrivite.
Opțiunile vegetariene și băuturile fără alcool se comandă după un sondaj intern făcut din timp, nu după o estimare de ultim moment. Transportul spre casă, prin coduri de reducere la aplicațiile de ride-sharing sau printr-un microbuz pentru colegii care locuiesc în afara orașului, reduce riscul ca cineva să conducă după petrecere.
O zonă de lounge, departe de boxe, le oferă colegilor care preferă conversația un loc liniștit. Fotografiile trimise a doua zi, într-un album comun, prelungesc efectul petrecerii în primele zile de după.
Sursa foto: Canva.com
